هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
اصول برنامه ریزی و مدیریت در جهان دارای پیچیدگی و عدم قطعیت
اصول برنامه ریزی در مدیریت چیست؟ چرا برنامه ریزی مهم است و چه نقشی در مدیریت سازمان ها دارد؟ در دنیای امروز که با شرایط عدم قطعیت به خصوص در کشورمان مواجه هستیم، مسائلی همچون مدیریت منابع، زمان، هدف گذاری و برنامه ریزی برای مدیران بسیار مهم هستند. در ادامه این مطلب با ما باشید تا راجع به اصول و مراحل برنامه ریزی صحبت کنیم.
آشنایی با مفهوم برنامه ریزی
برنامه ریزی، یکی از عناصر موفقیت است که امروزه بسیاری از افراد به دلایلی همچون نادیده گرفتن یا عدم پایبندی به آن، نمی توانند به هدف مطلوب خود در زمان مناسب برسند. منظور از برنامه ریزی، فرآیندی است که شما برای رسیدن به هدفی که مدنظر دارید، فکر کرده و فعالیت هایی را در زمان های مناسب درنظر می گیرد.
از آنجایی که انسان کامل امروزی توانایی پیش اندیشی را دارد، می توان برنامه ریزی را یک رفتار مورد انتظار از او دانست. شما می توانید علاوه بر تجسم و تخیل رسیدن به موفقیت، مسیر و مراحل رسیدن به آن را نیز درنظر بگیرید.
چرا برنامه ریزی مهم است؟
با درنظر گرفتن اصول و مراحل برنامه ریزی، می توان مزیت های بسیاری را از انجام این کار بدست آورد که خود یک دلیل برای مهم بودن این اقدام است. در پاسخ به سوال بالا باید گفت:
- تعیین اهداف مناسب: یکی از دلایلی که توصیه می شود تا برنامه ریزی برای اهداف خود داشته باشید، درک امکان پذیری رسیدن به آن است. برنامه ریزی یک دید واقع بینانه از مسیر و هدف انتخاب شده به شما می دهد. این موضوع زمانی رخ می دهد که اصول برنامه ریزی در مدیریت درنظر گرفته شود.
- خرد کردن هدف و آسان تر کردن دستیابی به آن: عموما برنامه ریزی برای اهداف بزرگ انجام می شود که در نگاه اولیه بسیار دور از دسترس هستند. در این حالت شما می توانید با انجام این کار، فعالیت مدنظر خود را به کارهای کوچک تری تقسیم کرده و یک معضل بزرگ را بهتر مدیریت کنید.
- حفظ منابع و افزایش بهره وری زمانی: ظرفیت زمانی یکی از فاکتورهای مهم در اندازه گیری بهره وری زندگی و حرفه کاری ما است. یکی از کارهایی که می تواند منجر به مدیریت و استفاده صحیح از این پتانسیل شود، برنامه ریزی می باشد. از سوی دیگر، این کار با پیش بینی زمان، هزینه و مسیری که باید طی کنید، منابع مصرفی شما را نیز حفظ خواهد کرد.
- کاهش ریسک و افزایش اعتماد بنفس: انسان در ۲ حالت ریسک کمتری را متحمل می شود. اول آنکه تجربه انجام کار را داشته و یا با برنامه ریزی و درنظر گرفتن همه جوانب اقدام کند. از سوی دیگر، زمانی که فرد هدف خود را تعیین کرده باشد و برنامه راه خود را بچیند، به مسیری که انتخاب کرده است اطمینان داشته و حس اعتماد با گذراندن هر مرحله تقویت می شود.
نقش برنامه ریزی در مدیریت چیست؟
ممکن است شما هم این پرسش را در ذهن خود داشته باشید که برنامه ریزی چه نقشی را در مدیریت ایفا می کند؟ چرا مدیران باید برای برنامه ریزی اقدام کنند؟ در این رابطه چند دلیل را مطرح می کنیم که به شرح زیر هستند:
- هدف دار کردن مجموعه: یک بخش جدایی ناپذیر از برنامه ریزی، تعریف هدف است. با توجه به مطالبی که در بخش قبل راجع به اهمیت برنامه ریزی بیان کردیم، شما می توانید با انجام این کار، بیزینس خود را هدفمند بسازید.
- روشن کردن مسیر: برنامه ریزی صحیح مسیری را برای شما مشخص می کند و با تعریف دستورالعمل ها و درنظر گرفتن بازه های زمانی، شما را از سردرگمی نجات می دهد. این مورد خود به تنهایی بیانگر نقش و اهمیت برنامه ریزی در مدیریت است.
- شناخت دقیق محدودیت ها و فرصت ها: اگر اصول برنامه ریزی در مدیریت را رعایت کنید، تعیین محدودیت ها و فرصت ها بخشی از پروسه ایجاد پلن خواهد بود. در نتیجه نمی توان نقش این کار را در فهم چالش ها و پتانسیل ها نادیده گرفت.
- هموارتر کردن مسیر: گفتیم که برنامه ریزی در دنیای پیچیده و دارای عدم قطعیت، مسیر راه را روشن می کند. زمانی که این نقشه راه مشخص شد، می توانید با تدابیری که درنظر گرفته می شود، آن را هموارتر نموده و از ایده های خلاقانه برای دستیابی به اهداف خود استفاده کنید.
اصول برنامه ریزی در مدیریت کدامند؟
اصول برنامه ریزی در مدیریت بر چه اساسی پایه گذاری شده اند؟ چه عواملی در این بخش مدنظر قرار گرفته می شوند؟ در پاسخ به صورت موردی باید گفت:
- تعیین اهداف که بارها در بخش های قبل به آن اشاره کردیم. همچنین بهتر است در این قسمت اولویت بندی آنها نیز انجام گردد.
- جمع آوری اطلاعات که می بایست هم از داخل سازمان و نیز خارج از آن (رقبا) انجام شود.
- درنظر گرفتن یک استراتژی که مهم ترین بخش از اصول و مراحل برنامه ریزی است. در این حالت شما می بایست این کار را متناسب با اطلاعات جمع آوری شده و اهدافی که دارید، انجام دهید.
- درنظر گرفتن بودجه و منابع که یکی از بخش های مهم برای واقع بینانه تر کردن برنامه شما خواهد بود.
- نظارت و کنترل که باید برای اطمینان از جلو رفتن روند، انجام تسک ها و یا وضع یکسری اصلاحات و جمع آوری داده ها انجام شود.
همچنین در بیان اصول و مراحل برنامه ریزی مهم است که برخی ویژگی ها اعم از دقت، واضح بودن پلن، مشارکت بخش های مختلف و قابلیت انعطاف پذیری را درنظر داشته باشید. حال با ما همراه باشید تا به روش های برنامه ریزی در دنیای پیچیده و دارای عدم قطعیت توسط مدیران نیز بپردازیم.
نکات و روش های برنامه ریزی در دنیای پیچیده و دارای عدم قطعیت
امروزه شرایط اقتصادی به گونه ای است که در هر مرحله به یک دلیل شاهد پیچیده تر شدن اوضاع هستیم. از گسترش یک پاندمی گرفته تا وقوع یک انقلاب در دنیای تکنولوژی و یا جنگ و تحریم. حال این سوال مطرح می شود که در جهان vuca امروزی چه روش ها و نکاتی برای برنامه ریزی صحیح وجود دارند؟ در پاسخ باید گفت:
- شما می توانید برنامه ریزی های خود کوتاه مدت تر نموده و آن را منعطف تر کنید. این کار خود یکی از اصول برنامه ریزی در مدیریت برای شرایط گوناگوناست.
- تلاش کنید تا در برنامه ریزی های خود، سناریوهای مختلفی را مدنظر داشته باشید. برنامه ریزی را به صورت سناریو محور انجام دهید. در این حالت می توانید برای هرکدام یک مینی پلن تعریف کنید.
- استفاده از دانش، هوش جمعی و روش طوفان فکری یا بحث گروهی که می تواند در شرایط ناپایدار به شدت مفید باشد.
- از ابزارهای دیجیتال استفاده کنید. این کار به ویژه در تجزیه و تحلیل داده ها به شدت مفید بوده و می تواند در بخش هایی منجر به کاهش هزینه و خودکارسازی انجام تسک ها بشود.
اگر به عنوان یک مدیر مسئول برنامه ریزی مجموعه خود هستید، پیشنهاد می کنیم نگاهی به صفحه انواع برنامه ریزی نیز داشته باشید. هرچند در دنیای vuca برنامه ریزی به شدت چالش برانگیز است اما غیرممکن نیست و می توانید با استفاده از منابع و مقالات تخصصی مانند کتاب VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, and Ambiguity از Bob Johansen یا مشاوره از افراد متخصص، آن را انجام دهید.
دیدگاه‌ها (0)